binocularman

К предыдущей заметке поступило довольно много комментариев. Респекты читать приятно, мнения граждан, которые ничего не поняли – прикольно. Судя по статистике скачивания файлов с рапидшары, количество всерьез заинтересовавшихся системой настолько велико, что сразу окупает все затраченное на ЖЖ время.

Некоторые даже задавали серьезные вопросы, на которые было что ответить. Ответы в основном затерялись в ветках ЖЖ, найти их непросто. На oper.ru вообще большинство читает только комменты Главного и их сложно в этом обвинить – прочитать 220 комментов к заметке, из которых половина не по теме, захочет не каждый.

Поэтому ответы на некоторые комментарии решил оформить отдельной заметкой – в порядке обобщения:

Ведение учета на листках – 1-2 минуты в день + Переписывание с листка в тетрадь, вычисление сумм по направлениям – 5-10 минут в день = в среднем 6 минут в день Х неделю = 42 мин /неделя Х 52 = 36 часов в год...
Заполнение таблицы в Ехцел – 20-30 минут раз в месяц = 20 Х 12 = 4 часа в год
итого 40 часов в год, почти 2е суток --> Но это после тренировки, поначалу выходит дольше.
т.е. для начинающих можно смело брать в 3 раза больше итого 120 часов вашей жизни в год на описывание своего прошлого.
10 лет = 400 часов = 16 дней, итого за 10 лет вы потратите 2 недели на описывание того что с вами уже было, вместо того чтобы эти двен недели жить настоящим :)

Все верно. Если не готов платить такую цену – система не для тебя.
"Жить настоящим" у большинства людей получается как-то не очень. На мой взгляд, точнее здесь использовать термин "жить как попало".

Любищев был крупным, очень крупным биологом-теоретиком и наверняка делал это не просто так. А обычный человек наверняка сможет и "на глазок" распределить относительное время, потраченное на интересы.

Результаты подсчетов и оценки «на глазок» различаются радикально.
Если интересов очень много, с какого-то момента некоторыми направлениями просто перестаешь заниматься – не хватает времени. Когда ведешь учет, времени у тебя становится гораздо больше. Надо тебе такое или нет – твой личный выбор.

А Вы по ссылке с описанием системы ходили?
Там же написано, что использование системы дает в том числе осознание страшного факта - если постоянно не следить за времязатратами, то гигантское количество времени уходит впустую.
Все, кто только начинает ею пользоваться, первое время ходят в трансе от того, как мало времени используется продуктивно.
Постоянное тыкание носом в этот факт неизбежно приводит к более серьезному отношению к времени, и как следствие - к большей продуктивности.

Именно так она и работает.

Если серьезно, то система страдает основным недостатком - в ней нет постановки ЦЕЛЕЙ. Например, результатом работ по профилю "Ш" может быть освоение 10 дебютов. При этом надо осознавать, какую пользу "Ш" несет по жизни. Очень может быть, что никакой.
Другими словами, никакого планирования и целеполагания она не обеспечивает. Просто запись того, на что ушло время.

Система не должна решать сразу все проблемы и отвечать на все вопросы.
Цели надо ставить самостоятельно, система в этом никак не помогает.
Когда цели поставлены, надо наметить алгоритм их достижения.
Когда алгоритм есть, надо разделить его на проекты. Каждый проект – последовательность действий, приводящая к заранее известному конкретному результату (промежуточному или окончательному). Надо четко сформулировать следующее конкретное действие – не в виде «начать читать учебник», а в виде «прочитать первую главу». После этого неплохо бы начать что-то делать.

Я бы включил в таблицу еще критерий достижения поставленных целей в количественном выражении. В % или в $.

Измерять что-то в процентах - это надо по каждой цели выдумывать какие-то критерии, взвешивать, сравнивать - больше расходов времени, чем пользы. Не говоря уже о совершенно лишнем напряжении мозга.
Если стоит задача вылепить из пластилина 100 солдатиков - там да, можно считать проценты. В остальных случаях - очень сложно.
Если иметь четкий план и не тратить время впустую, к результату придешь неизбежно. С какой скоростью ты к нему придешь, напрямую зависит от того, сколько времени ты выделяешь на эту конкретную задачу. Хочешь закончить быстрее – выделяй больше.

Мне кажется, система Дэвида Аллена Getting things done более практична и эффективна

Книгу Дэвида Аллена «Getting Things Done» рекомендую к прочтению всем. А если ее не просто прочитать, а принять как руководство к действию, неизбежно начинаешь работать эффективнее, чем 95% окружающих. Многим кажется, что система Любищева – это очень тяжело. Лично мне еженедельный разбор «разного» по методике GTD дается тяжелее и времени занимает заметно больше. Но оно того стоит – однозначно.
Для чего сравнивать GTD с системой Любищева – не совсем понятно.
Система Любищева – для контроля над временем, GTD – для приведения головы в порядок и эффективного планирования работы.
Система Любищева помогает находить скрытые временные ресурсы, GTD позволяет  эффективно использовать имеющееся время.
С успехом применяю обе системы.

Камрады с oper.ru интересуются:

Возникает вопрос: не превратится ли бытие рутину спустя продолжительный срок тщательной систематизации?

Нет, не превратится, если ты изначально не дурак.
Если дурак, система не поможет.

Из отчета камрада, занятные цифры:
- изучение иностранных языков - 11 минут, 9 минут, 6 минут
- получение новых знаний по текущей работе - 2 минуты, 5 минут
Что можно получить за минуты? О каком изучении или знаниях может идти речь? Среднему человеку чтобы переключиться с текущей деятельности на другую требуется некоторое время, лично мне минут десять-пятнадцать, но я так понимаю, до камрада мне не допрыгнуть, он переключается мгновенно. Завидую.

Привожу пример. Я начал читать что-то по текущей работе - какой-нибудь нормативный документ. Через две минуты звонит телефон - надо куда-то ехать или кого-то консультировать. Когда ты к вернешься к этому документу и вернешься ли в этот день - это большой вопрос. Так и образуются записи по 2 минуты.
6 минут на изучение иностранных языков - это бывает. Когда смотрю фильмы с субтитрами, читаю статьи и книги, я все незнакомые слова выписываю на листки. Потом из этих листков формирую список в компьютере и по нему специальной программой себя тестирую. Программа самодельная, очень удобная - за 6 минут можно пролистать 100 слов. Работать с этой программой надо тогда, когда появляются небольшие промежутки свободного времени, которые ничем другим не заполнить или когда собираешься переключиться с одного вида серьезной деятельности на другой, но между ними хочешь немного расслабиться.

Система призвана заставить мозг работать более продолжительные отрезки времени, более продуктивно, а он этого не любит, его надо заставлять, что, конечно, не является делом ненужным! Тут есть несколько заметок на интервью с профессором Савельевым, поищи, он всякое про мозг рассказывает. В том числе и о том, что лень-это естественная реакция мозга на "простые задачи", монотоную работу, скажем!

Интервью с Савельевым читал все. Книгу "Происхождение мозга" тоже читал.
Система не заставляет тебя насиловать мозг - это ты сам себе придумываешь. Ты просто можешь видеть общую картину своей работы, а как ее улучшить, каждый решает сам. Знать, как устроен мозг, очень полезно - при планировании эти знания можно с успехом использовать.

Новые вопросы:

Починка крана или, например, работа в саду (ос. интересно) это рутинная работа или нет? К какому пункту подобные занятия отнести?

Если делаешь такое в первый раз - это обучение по одному из направлений (в моей системе наиболее близкое - домоводство). Где-то после пятого раза работа в саду станет рутиной (основной критерий - мозг в работе уже не участвует), а починка крана - решением текущих проблем (Q). Во втором случае мозг уже неизбежно подключается - надо диагностировать неисправность.

В моей системе дополнительно учитываются факторы полезности. Если рутинная работа делается не для себя, а для других, то это R или $ (если за деньги). Если делаешь для себя, но не регулярно, а однократно, такие действия часто проходят по категории T (создание чего-то нового и полезного). Такой учет побуждает минимизировать расход времени на повторяющиеся действия (рационализация) и дополнительно стимулирует к созданию чего-то нового. В расчет КПД такие действия не входят, но зато учитываются как основная, а не вспомогательная деятельность - зеленый сектор на правой верхней диаграмме. Большой размер зеленого сектора говорит о том, что время в основном потрачено с пользой.

О том, что такое система Любищева, можно прочитать здесь:

Система Любищева

Система Любищева попалась мне три года назад в 2007 году. В силу особенностей устройства головы, идея мне сразу понравилась. Однако способ записи, выбранный Любищевым, мне показался чересчур громоздким, и я решил его упростить. Вместо того, чтобы записывать словами все виды деятельности, я стал использовать буквы или аббревиатуры, чтобы запись получалась более компактной.

Я разделил все, чем считаю нужным заниматься, на направления и обозначил каждое направление буквой латинского или русского алфавита. Буквы выбирались так, чтобы легче было запомнить (Например, П – программирование, И – иностранные языки)

Кроме того, с самого начала учет времени я решил вести в минутах, а не в часах. Таким образом, типовая запись выглядела так:

830. П – 76 // 76 минут потрачено на программирование, начиная с 8:30
916. И – 15 // 15 минут на изучение иностранных языков, начиная с 9:16)

Из этой записи, впрочем, понятен только общий смысл сделанного.
Что конкретно предпринималось для изучения языка и над какой программой работал автор понять из нее невозможно.
Поэтому для ясности можно использовать расширенную запись (там, где это необходимо):

830. П – 76 (WR) // Работа над проектом WebReports
916. ИП – 15 (DZ) // Работа над проектом Dzur – перевод романа Стивена Браста «Дзур»
931. ИS – 130 // Просмотр фильма или сериала с английскими субтитрами

Название фильма в последней строчке не указывается – это лишняя запись, для учета она значения не имеет. При подсчете время по видам деятельности ИП и ИS будет просуммировано и записано в направление И (иностранные языки). Но если понадобиться посчитать отдельную статистику по изучению языков (чем я обычно не занимаюсь), можно вернуться к записям и просуммировать их отдельно. В результате может оказаться, что на изучение языков выделяется много времени, но большая его часть расходуется на просмотр фильмов с субтитрами (что легко и приятно, но не очень результативно), а работа над переводом не движется вообще – систему не обманешь.

Названия проектов в скобках добавлены для того, чтобы в конце месяца можно было подсчитать, сколько времени в сумме потрачено на проекты (то есть целенаправленную деятельность для достижения конкретного результата), а сколько на текучку и мелочевку. Еще можно посчитать отдельную статистику по проектам (чего я никогда не делаю).

Учет времени производится на отдельных листках (сложенный пополам A4). По утрам все данные за предыдущий день переписываются в тетрадь (в столбик – 4 дня на страницу). Тетрадь лучше заводить общую – хватит надолго. Вести учет сразу в тетради – неудобно, переписать данные за день занимает минимум времени, листок бумаги носить с собой значительно проще, плюс на нем можно делать различные пометки в течение дня.

В конце месяца данные переносятся из тетради в таблицу в Excel (1 файл на год, 1 лист на месяц) с подсчетом различных статистических показателей. 

Сумма по проектам подсчитывается по тетрадке в конце месяца (строчки со скобками очень легко выцепить глазами) и заносится в Excel одной цифрой. 

Суммировать данные по направлениям за каждый отдельный день можно ежедневно, а можно еженедельно. Я в последнее время суммирую ежедневно. Если пользоваться прогрессивными методами и хорошим калькулятором, то занимает это 5-10 минут в день (включая поиск ошибок). В конце недели можно рассчитать всю неделю за полчаса, но ошибки учета отследить уже труднее. Типичная ошибка:

1114. R – 185
1519. Ш – 30

Здесь куда-то пропал целый час – возможно, должно быть R-245, а может быть, какая-то строка потерялась при переписывании.

Мой текущий список направлений выглядит так:

Ключевые направления:

С – Планирование и проектирование
П – Программирование
К – Получение новых знаний по профессии
W – Получение новых знаний по текущей работе
Ж – Получение новых знаний по вопросам домоводства

Неключевые направления:

Q – Решение текущих проблем (интеллектуальная деятельность)
Т – Творчество, создание чего-то нового и полезного, не связанного с другими направлениями
R – Помощь, различные услуги другим людям – то, что не приносит непосредственной выгоды
Н – Получение новых знаний для расширения кругозора (новости, история и т.п.)
Э – Психология и общение с людьми (теория)
ТП – Тренировка памяти, развитие наблюдательности
$ – Вопросы зарабатывания денег, не подходящие под все другие направления
Ш – Игра в шахматы, чтение шахматных учебников
ФС – тренировки (гиревая гимнастика)

Вспомогательная деятельность:

Р – работа (только рутинные операции)
А – вся рутина, не связанная с работой (включая еду и транспорт)

Важно выделить среди направлений ключевые. Определить туда надо то, что приносит наибольшую пользу. Очевидно, что игра в шахматы и чтение учебников по истории полезны, так как тренируют мозг и расширяют кругозор. Но получение образования и работа – важнее, а значит, еще полезнее.

Отдых

Время, затраченное на отдых, тоже надо считать. Иначе картина дня будет неполной, а это заметно портит статистику. Я делю отдых по категориям, хотя делать это совершенно не обязательно.

ОО – неформальное общение с людьми
ОБ – чтение художественной литературы
ОG – компьютерные игры
ОW – Чтение форумов и блогов
ОS – Просмотр сериалов
ОF – Просмотр фильмов
СОН – Сон или прослушивание аудиокниг лежа

Точность учета

Для простоты учета окончанием текущего дня и началом следующего является 22:00 – рекомендованное время отхода ко сну. Таким образом, просуммировав все учтенное время по всем направлениям, мы должны получить 14400 – количество минут в сутках. Разница составляет потери. Если потери большие, значит, учет ведется неаккуратно

Основное требование к точности – она не должна обременять. Учет должен вестись легко и непринужденно. Нет существенной разницы, сколько минут было потрачено на работу над проектом – 120 или 123. Главное, что эта работа проделывается. И не раз в две недели, а ежедневно. 

У меня учет получается довольно точным – теряется максимум 5-10 минут в день. Когда нет возможности делать отметки на листке бумаги, считаю приблизительно. Например, меня не было на рабочем месте полтора часа (90 минут). За это время я успел сходить на обучение по внедрению новой системы документооборота (W-60), установил и настроил программу клиенту (Р-10). Больше ничего полезного я не делал, значит, остальное время ушло на дорогу (А-20).

Главное выработать в себе привычку делать новую запись всякий раз, когда переключаешься на другой вид деятельности (или хотя бы смотреть на часы, если запись сделать не получается).

В условиях форс-мажора можно вести запись по упрощенной схеме:

800. Q – 
915. R –
920. W – 

Продолжительность периода можно проставить потом, когда появится свободное время.

Когда ненадолго отвлекаешься от основной деятельности на вспомогательную, можно, не заканчивая интервала просто сделать пометку:
800. П – … (-5)
Q – 5

Здесь процесс работы над программой еще не закончен, но уже видно, что автор отвлекался от работы на 5 минут, чтобы ответить на звонок пользователя, а затем вернулся к работе. В какое конкретно время звонил пользователь, и какая проблема обсуждалась, в общем случае значения не имеет.
Когда сильно отвлекают от работы, столбец с записями может выглядеть так:

800. П – … (-5)(-3)(-10)
Q – 5 + 10
Р – 3

Здесь видно, что автора трижды отвлекали от работы над программой (один раз на выполнение каких-то рутинных операций, а два раза надо было решить какую-то проблему)

Если просят сделать что-то здесь и сейчас или кто-то заводит разговор с намерением пообщаться, делать пометку на листке может быть неудобно. В таких случаях достаточно посмотреть на часы и примерно оценить, на сколько времени тебя отвлекли – запись можно сделать позже, при возвращении к основной деятельности.

Не стоит много думать над тем, в какое направление записать то, чем ты сейчас занят.
Обычно если направление не очевидно, то это Q (решение текущих проблем), Т (создание чего-то полезного) или Н (расширение кругозора).
Если деятельность не интеллектуальная, смело пишем А или Р.

Статистика

К заметке прилагается xls-файл, иллюстрирующий подсчет статистики за месяц.
Цифры в файле не настоящие, приведены для примера.
Следует обратить внимание на показатели КПД2 (процент времени, посвященный ключевым направления) и КПД3 (процент времени, посвященный работе над проектами)
 
При наличии статистики по месяцам в одном файле легко сформировать любую статистику за год. У меня она всегда разная, поэтому приводить пример не буду.

Временные расходы на использование системы

Ведение учета на листках – 1-2 минуты в день
Переписывание с листка в тетрадь, вычисление сумм по направлениям – 5-10 минут в день
Заполнение таблицы в Excel – 20-30 минут раз в месяц
Но это после тренировки, поначалу выходит дольше.

Пример файла учета